Apostilla e legalizzazione a confronto: cosa sono e come richiederle

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Hai bisogno di un’apostilla o della legalizzazione di un documento e non sai a che cosa servano o come ottenerle? Non ti preoccupare, perché in questo articolo ti diremo tutto ciò che devi sapere per poterle richiedere e per far valere i tuoi documenti all’estero. Iniziamo!

Indice

  • Che cosa sono apostilla e legalizzazione?
  • A che cosa servono?
  • Chi effettua l’apostilla? E la legalizzazione?
  • Come far apporre l’apostilla o la legalizzazione su un documento?

Quando non sono necessarie le due autenticazioni?

Che cosa sono apostille e legalizzazione?

L’apostilla (anche chiamata apostille) è un tipo di autenticazione richiesta per i documenti che devono essere presentati all’estero nei paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

Si tratta di un’annotazione che va a sostituire la legalizzazione dei documenti, di cui parleremo a breve, e che è stata creata allo scopo di alleggerire la burocrazia.

L’apostilla va ad attestare l’autenticità di un documento, l’autorità legale del funzionario pubblico firmatario del documento e l’autenticità del timbro e del sigillo apposti sul documento stesso.

Un’apostilla può essere apposta in diversi modi: con uno speciale timbro apposto direttamente sul documento originale, con una pagina aggiuntiva su cui è presente l’apostilla stessa oppure con un’etichetta adesiva che viene incollata sul documento.

Passando invece alla legalizzazione, si tratta di un’autenticazione necessaria affinché un documento, come un certificato o un atto giudiziale, possa acquisire valenza legale all’estero, nei paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del 1961.

Il procedimento di legalizzazione, a differenza dell’apostilla, prevede che a un documento vengano apposti due timbri: uno della Procura della Repubblica competente e l’altro del consolato o dell’ambasciata nel paese in cui si deve far valere il proprio documento.

A cosa servono?

Apostilla e legalizzazione sono delle autenticazioni che donano valenza legale ai documenti che devono essere presentati all’estero.

Come abbiamo visto precedentemente, non tutti i documenti devono ricevere la legalizzazione e possono invece ricevere l’apostilla se devono essere resi per un paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja. 

Ad esempio se si dovesse presentare all’estero il certificato del Casellario giudiziale all’interno di una procedura di assunzione in un’azienda estera, andrebbe effettuata l’apostilla del suddetto certificato (a meno di non essere esenti, come spiegheremo più avanti nell’articolo). Lo stesso discorso può essere fatto per la legalizzazione, che può essere richiesta per motivi di lavoro, salute, trasferimento e business nei paesi in cui i certificati devono assumere valenza legale.

Chi effettua l’apostilla? Chi la legalizzazione?

In Italia diversi organi sono incaricati di apostillare o legalizzare i documenti. Per l’apostilla è necessario rivolgersi alla Prefettura o alla Procura della Repubblica, le quali sono incaricate di apporla su diversi tipi di documenti. 

La Prefettura si occupa di apostillare tutti i documenti che non siano stati rilasciati dall’autorità giudiziaria, perciò relativi a Istituti di formazione, Comuni, Camere di commercio, Ministeri e molti altri.

La Procura della Repubblica è incaricata invece dell’apostilla per i documenti di natura giuridica. La Procura della Repubblica competente è quella del Tribunale della città in cui viene emesso il documento ufficiale per cui verrà effettuata l’apostilla. 

I documenti che ricevono l’apostilla dalla Procura della Repubblica sono:

  • Il Certificato del Casellario Giudiziale
  • Il Certificato dei carichi pendenti
  • Gli atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
  • Gli atti notarili
  • Le traduzioni asseverate in Tribunale

Per la legalizzazione il procedimento è quasi identico a quello dell’apostilla e a seconda dei tipi di documento bisognerà rivolgersi, come visto precedentemente, agli organi della Prefettura e della Procura della Repubblica, che si occuperanno dell’apposizione di un timbro di legalizzazione, dopo aver accertato la veridicità della firma del funzionario presente sul documento.

La differenza nella procedura della legalizzazione è legata alla seconda fase in cui, affinché un documento sia valido anche all’estero, è necessario che l’ambasciata o il consolato nel paese di utilizzo del documento in questione apponga un ulteriore timbro di autenticazione.

Come far apporre l’apostilla e la legalizzazione su un documento?

In questo paragrafo vedremo finalmente come si ottengono le due autenticazioni e i relativi procedimenti. Per ottenere l’apposizione dell’apostilla o della legalizzazione bisogna:

  • per prima cosa richiedere all’ente competente il documento originale dotato di firma autografa. 
  • rivolgersi alla Prefettura o alla Procura della Repubblica territorialmente competenti, che perciò si trovano nel comune o nella provincia in cui ha sede l’ente che ha emesso il documento. È possibile recarsi personalmente negli uffici di Prefettura o Procura.
  • far effettuare la traduzione del documento da un traduttore giurato che sottoscrive un verbale di giuramento dinanzi al Tribunale (Se ti interessa scoprire di più riguardo alla traduzione giurata, clicca qui!).
  • (non sempre richiesto) far apporre l’apostilla sulla traduzione che così facendo viene asseverata (ovvero si certifica la conformità della traduzione al testo originale).
  • (solo in caso di legalizzazione) far apporre un secondo timbro di autenticazione dall’ambasciata o dal consolato del paese di utilizzo del documento.

Non è sempre richiesto che venga effettuata l’apostilla anche sulla traduzione giurata. Se infatti un documento arriva apostillato dall’estero e tradotto dalla lingua straniera all’italiano, allora l’apostilla dovrà essere presente solo sull’originale.

Nel caso in cui invece un documento rilasciato in Italia vada apostillato per l’estero, allora in alcuni casi (a seconda dello stato in cui verrà utilizzato il documento) è possibile che venga richiesta una seconda apostilla anche sulla traduzione giurata.

Nel caso invece della legalizzazione essa è richiesta sempre sia sul documento originale che sulla traduzione giurata.

Quando va richiesta l’apostilla per una traduzione ci si deve rivolgere alla Procura presso cui il traduttore del documento ha prestato giuramento.

Va detto infine che apostilla e legalizzazione non hanno una scadenza, mentre hanno una scadenza i documenti su cui vengono apposte le due autenticazioni.

Quando non sono necessarie le due autenticazioni?

Esistono delle esenzioni infine che permettono di far valere i propri documenti all’estero anche senza l’obbligo di apostilla o legalizzazione.

Un primo esempio è dato dal Regolamento Europeo 2016/1191, entrato in vigore nel 2016 e che viene applicato in tutti i paesi dell’Unione Europea dal 16 Febbraio 2019, che prevede una semplificazione delle procedure burocratiche tra stati con l’eliminazione dell’obbligo di apostilla e legalizzazione per i seguenti documenti (l’esenzione non è estesa alla copia conforme all’originale):

  • Domicilio, residenza e cittadinanza
  • Certificati di nascita
  • Certificati di morte
  • Certificato di matrimonio, stato libero e capacità matrimoniale
  • Certificati di esistenza in vita
  • Certificato di assenza di condanne penali
  • Certificato di cambiamento di nome
  • Adozioni

Oltre a non necessitare di apostilla, se questi documenti vengono redatti in una lingua riconosciuta dallo Stato in cui devono essere utilizzati o sono forniti di modulo standard multilingue, non necessitano neppure di essere tradotti, a meno di espressa richiesta del funzionario di quello Stato.

Infine non sono richieste l’apostilla e la legalizzazione nemmeno per i documenti amministrativi che provengono da Ungheria, Austria e Germania in base a delle convenzioni bilaterali tra questi e il nostro paese.

Con questo articolo speriamo di averti aiutato a comprendere meglio le differenze tra apostilla e legalizzazione e le procedure da seguire per poterle richiedere. 

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